El Defensor del Menor

El Defensor del Menor de Andalucía es una institución creada por el Parlamento de Andalucía y tiene como misión la defensa y promoción de los derechos y libertades de las personas menores de edad. Sus actuaciones son totalmente gratuitas y no requieren de ningún formalismo especial.

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Sugerimos que las familias que están siendo valoradas como aptas para adoptar a menores puedan tener la grabación de sus entrevistas

Resolución del Defensor del Pueblo Andaluz formulada en la queja 14/2998 dirigida a Consejería de Igualdad y Servicios Sociales, Dirección General de Infancia y Familias

Inclusión en el expediente administrativo de las grabaciones de las entrevistas para valorar la idoneidad.

ANTECEDENTES

Esta Institución viene tramitando el presente expediente de queja como continuación de las actuaciones realizadas en la queja 12/1808, que tramitamos tras recibir la reclamación de una familia disconforme con el resultado de la actualización de su valoración de idoneidad. Después del nuevo estudio de idoneidad la propuesta fue en sentido negativo, por lo que decidieron recurrir dicha decisión alegando que carecía de fundamentación ya que sus circunstancias personales -salvo el lógico paso del tiempo- no habían cambiado, variando únicamente el tramo de edad del menor a adoptar conforme las exigencias del nuevo país de su elección.

Una vez presentaron alegaciones en disconformidad con dicha valoración, éstas fueron estimadas parcialmente por la Comisión Provincial de Medidas de Protección de Córdoba en el sentido de que se realizase una nueva valoración por otro equipo de distinta provincia. Dicha decisión se ejecutó, pero solo en parte, ya que se realizó una valoración por un equipo distinto pero de la misma empresa y provincia. También, a su instancia, se procedió a la grabación de las entrevistas con el personal evaluador, circunstancia que hasta esos momentos no se había producido.

La persona interesada argumentaba que el nuevo informe de valoración no hizo más que incidir en los presupuestos y conclusiones del informe anterior, y que por ello resultaba indispensable que el personal funcionario de la Consejería encargado de instruir el expediente pudiera valorar sus manifestaciones tras escuchar las grabaciones de las entrevistas y así comprobar lo sesgado de las interpretaciones realizadas por el personal evaluador de la empresa y como el estudio de idoneidad se fundamentaba en los presupuestos del informe anterior, trasladando miméticamente su línea argumental.

Toda vez que el Servicio de Protección de Menores de Córdoba comunicó la inadmisión de la petición de audición de las grabaciones, con fundamento en la no autorización por parte de la empresa evaluadora, decidimos formular la siguiente Recomendación a esa Delegación Territorial:

Que se ejerzan las potestades administrativas inherentes al contrato administrativo suscrito con la empresa encargada de realizar las valoraciones de idoneidad o su revisión para que no exista ningún obstáculo por parte de dicha empresa o del personal que tuviera contratado para que el personal de la Administración encargado de la gestión del expediente pueda acceder a las grabaciones de las entrevistas u otros documentos recabados durante el proceso de evaluación de la idoneidad para la adopción".

La respuesta a nuestra resolución fue en sentido favorable, anunciando que personal técnico de la Delegación se personaría para la audición de la grabación de las entrevistas realizadas a la solicitante en la sede de la entidad contratada por la Administración, todo ello con la finalidad de contrastar las argumentaciones expuestas en su reclamación sobre su valoración de idoneidad.

Así pues, al quedar satisfecha la pretensión de la interesada y aceptarse el contenido de nuestra resolución, dimos por concluida nuestra intervención en la queja.

No obstante, en el informe que nos fue remitido se puntualizaba que los archivos sonoros a audiovisuales en que quedan almacenadas las grabaciones de las entrevistas pueden ser consultados por la Administración, siempre que exista previo acuerdo de las partes, a efectos del seguimiento técnico, pero la derivación solo estaría disponible a petición judicial toda vez que dichas grabaciones no forman parte del procedimiento administrativo de valoración de idoneidad.

Respecto de esta concreta cuestión mostramos nuestra interpretación discrepante en función de la regulación contenida en el Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y, en consecuencia, decidimos iniciar un nuevo expediente de queja sometiendo dicha cuestión a la consideración de la Dirección General de Personas Mayores, Infancia y Familias, por tratarse del órgano administrativo competente para coordinar las actuaciones de las distintas Delegaciones Territoriales de Andalucía en esta materia. En la tramitación de este expediente recibimos un informe de esa Dirección General que en respuesta a esta cuestión puntualizaba que forma parte del procedimiento de declaración de idoneidad la propuesta de informe elaborada por los técnicos de la empresa, en la que se contienen las valoraciones efectuadas por los profesionales durante la entrevista con los solicitantes, así como cuantas pruebas complementarias se realicen. En cuanto a las grabaciones de las entrevistas, consideran que se trata de un instrumento interno utilizado por los profesionales en el proceso de trabajo técnico para determinar la valoración de idoneidad, con la finalidad de documentar cuanto acontece en la entrevista para servir tanto de elemento de trabajo interno de los profesionales como de medio probatorio en cualquier procedimiento y/o reclamación relacionado con las entrevistas grabadas, y del cual no dan traslado a la Administración por no formar parte del expediente administrativo en el que si se incluye tanto la propuesta como el informe de valoración elaborados por los profesionales de la citada empresa.

Por otra parte, y en cuanto al acceso por parte de la Administración a las grabaciones, indicaban que al tratarse de un fichero de titularidad privada, cuyo responsable es la empresa, y no formar parte del expediente administrativo de declaración de idoneidad, tal cesión debe sujetarse al régimen general de comunicación de datos de carácter personal establecido la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, donde se establece que la misma solo puede verificarse para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y cesionario y exige, para que pueda tener lugar, el previo consentimiento del interesado otorgado con carácter previo a la cesión y suficientemente informado de la finalidad a -que se destinarán los datos cuya comunicación se autoriza o el tipo de actividad de aquél a quien se pretenden ceder.

También puntualizaba que la Dirección General, en el ejercicio de sus funciones de control y supervisión de la ejecución del contrato por la empresa, podrá, previo acuerdo de las partes, enviar a los técnicos de la Delegación Territorial de la Consejería de Igualdad, Salud y Políticas Sociales correspondientes al domicilio de los solicitantes a la sede del servicio de valoración de la empresa para la audición de la grabación de las entrevistas realizadas, a solicitud de los interesados o de oficio, cuando lo considere conveniente a efectos del seguimiento técnico del caso concreto.

CONSIDERACIONES

Partimos del hecho de que en el procedimiento que se inicia a instancias de la persona o personas interesadas para que se valore su idoneidad para la adopción no tienen porque existir desavenencias entre la persona o familia examinada y los profesionales examinadores. El supuesto que motivó nuestra intervención es uno de aquellos en que sí se produjeron dichas discrepancias y que ante las posturas absolutamente divergentes de ambas partes requirió incluso el concurso del personal técnico de la Delegación Territorial para la resolución de dicho conflicto.

En aquellos casos en que tras el ofrecimiento a la familia ésta solicita la grabación de las entrevistas, la finalidad de esta grabación –aparte de facilitar el trabajo del personal evaluador- no puede ser otro que disponer de un soporte material donde acudir para revisar el transcurso de las entrevistas.

Al disponer de dicho soporte documental se consigue dotar de máxima transparencia a todo el proceso evaluador. No quedan rincones oscuros a las preguntas que se pudieran haber realizado o al contenido de las respuestas e información aportada durante el desarrollo de las entrevistas.

Además, se garantiza que las personas disconformes con la evaluación puedan recurrirla aportando argumentos contradictorios, máxime si dicha evaluación se centra de forma primordial y decisiva en la información obtenida de las entrevistas. Al existir esta posibilidad de acceder al archivo sonoro o audiovisual de las entrevistas se facilita la posibilidad de presentar alegaciones y se evita que una de estas alegaciones fuese precisamente la indefensión padecida por no poder probar que lo que se argumenta no tiene fundamento razonable o carece de veracidad.

Pero en el caso que motiva la incoación del presente expediente de queja nos encontramos que ante la discrepancia manifiesta entre profesionales evaluadores y familia evaluada, y tras haber solicitado ésta el acceso a la grabación -que en este caso sí existía por petición expresa de la familia- dicho acceso no pudo materializarse ante la negativa para ello del personal evaluador, con fundamento en la protección de sus datos personales.

Esta interpretación tan restrictiva de la normativa reguladora de la protección de datos personales hace que el acceso a la grabación de las entrevistas quede al albur de la decisión de los profesionales intervinientes, y que la persona o familia evaluada haya de realizar sus alegaciones sin tener acceso a dicha grabación, centrándose en sus recuerdos del transcurso de las entrevistas pero sin poder descender al detalle de manifestaciones y hechos relevantes que son citados en el argumentario del informe de evaluación.

En este punto hemos de llamar la atención de que la entrevista no es más que un instrumento técnico para recabar información, quedando pendiente el posterior trabajo de valoración que corresponde realizar a los mismos profesionales que intervinieron en las entrevistas designados por la empresa. La información personal aportada en las entrevistas es la que revela la familia, en ocasiones con datos muy íntimos, siendo el personal entrevistador quien realiza las preguntas, por lo cual no se comprende bien el obstáculo a que la familia, que es quien aporta dicha información sensible, pueda tener acceso al archivo sonoro o audiovisual en que ésta ha quedado reflejada, y ello con la finalidad, amparada por el ordenamiento jurídico, de ejercer su legítimo derecho a la defensa ante una resolución que considera injusta o errónea, rebatiendo la valoración que con fundamento en la información obtenida en las entrevistas realiza el personal evaluador.

Consideramos pertinente recordar que el archivo sonoro o audiovisual en que consta la entrevista se incorpora al archivo de datos personales custodiado por la empresa. Y a este respecto conviene resaltar que el derecho de acceso a los datos personales es uno de los derechos básicos reconocidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal. Su ejercicio es personalísimo y corresponde solicitarlo a la persona interesada, quién deberá dirigirse a la empresa u organismo público del que sabe o presume que tiene sus datos, pudiendo optar por visualizarlos directamente en pantalla u obtenerlos por medio de escrito, copia, fotocopia o cualquier otro sistema adecuado al tipo de fichero de que se trate.

El Reglamento de desarrollo de la Ley de protección de datos de carácter personal, en relación al derecho de acceso a un fichero de datos personales establece que la persona afectada podrá obtener del responsable del tratamiento información relativa a datos concretos, a datos incluidos en un determinado fichero, o a la totalidad de sus datos sometidos a tratamiento. Y especifica que el derecho de acceso es independiente del que otorgan a los afectados las leyes especiales de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Es por ello que, sin entrar a debatir la consideración de estas grabaciones como parte integrante o no del expediente administrativo, lo cierto es que el informe técnico de valoración de idoneidad es un servicio contratado por la Administración con una empresa, sobre la cual ha de ejercer una labor de control no solo del resultado de su prestación sino también del modo en que ésta se realiza para evitar cualquier posible irregularidad en el cumplimiento de la normativa aplicable, así como su sujeción a los estándares de calidad y compromisos asumidos en los correspondientes Pliegos de Claúsulas Contractuales.

Atendiendo a dichos compromisos contractuales, teniendo presente la potestad de dirección, supervisión y control de la prestación comprometida por la empresa, y al amparo de lo establecido en el artículo 29.1 de la Ley 9/1983, de 1 de diciembre, formulamos la siguiente

RESOLUCIÓN

SUGERENCIA:"Que de cara a la próxima renovación de los contratos para la gestión del servicio público de información, formación, valoración de idoneidad y seguimientos postadoptivos se modifiquen los correspondientes Pliegos contractuales para que en su clausulado quede recogido el derecho de las personas afectadas a acceder sin ninguna cortapisa y en un período de tiempo razonable al archivo en que conste la grabación de las entrevistas realizadas durante el proceso para la valoración de su idoneidad para la adopción.”

Ver Asunto solucionado o en vías de solución

Jesús Maeztu Gregorio de Tejada Defensor del Pueblo Andaluz

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